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10改善您的商业写作技巧的简单方法

停止并思考您每天在工作中编写多少电子邮件。根据一项研究 卡尔顿大学,专业人士在工作阅读和回答电子邮件时花费三分之一。你可能花费超过这一点,或更少,但是很有可能,你一天的重要部分是写作 某物.

现在想想你有多少时间’浪费了试图破译电子邮件或报告’写得很糟糕。读取不仅令人沮丧和令人讨厌,但写作也可能导致严重的误解,失去机会,甚至工作场所事故。

这一点是,良好的写作技巧以多种方式有价值。而且,花时间改善你的职业生涯可以在整个职业生涯中支付巨大的股息。让’S看几种技术,您可以用来提高您的业务写作技巧。

坚实的写作技巧的价值

出于多种原因,良好的写作是员工的必要条件。

首先,成为一个好作家有助于你从人群中脱颖而出 提高您的促销或提升的机会。它可以帮助让你的老板采取行动项目和想法’热衷于此。良好的写作使您看起来更聪明,可信,专业。它有助于避免混淆和误解,建立与同事的信任和融洽关系,并赢得客户。

由于我们的使用增加,良好的写作尤为重要 社交媒体。我们’在Twitter,LinkedIn或Facebook拼写词上的所有专业人士都看到了错误,或者使用不正确的单词。当它发生在你身上时,这不仅令人尴尬,但它也可以影响你未来的声誉和信誉。

您的写作是您在整个生命中判断的主要媒介之一。您每天发送的电子邮件,文本和报告是物理表示和记录 。随着时间的推移,这些陈述建立了您的声誉,并影响您在职业生涯中所需的关系。

您的写作会传达您的想法,以及它’重要的是,这些思想以最清晰,最雄辩的方式传达。

Kurt Vonnegut说,“为什么要在改善它的想法中检查你的写作风格吗?无论你是什么,都是对你的读者尊重的标志’re writing.”

不管你’重新创业,他们需要写一个伟大的新闻稿,经理将每日电子邮件写入繁忙的团队,或寻找需要的新工作的人 写一个胜利的求职信,良好的沟通技巧是必不可少的。生活中的词语和你’LL利益极大地知道如何有效地使用它们。

如何提高您的写作技巧

伟大的写作需要时间和练习。作为标志性商人大卫奥格维斯说,“好写作不是天生的礼物。你必须学会​​写得很好。”

您有几种方法可以快速改进您自己的写作。

1.在开始写作之前想想

在开始写任何东西之前,停止并思考你想要的东西并需要说。问你自己,“阅读此电子邮件后,此人需要了解或理解什么?”

你也可以使用“5 Ws + H”所有记者在制作工作时使用:

  • WHO:谁是我的观众?
  • 什么:他们需要知道什么?
  • 什么时候:这是什么时候适用,这是什么时候发生的,或者他们什么时候需要知道它?
  • 在哪里:这发生在哪里?
  • 为什么:为什么他们需要这些信息?
  • 如何:他们应该如何使用这些信息?

你还需要问自己,“我真的需要发送这封电子邮件吗?”

每个部门的专业人士每天都被淹没在电子邮件中,其中许多是不必要的。通过确保您发送的每封电子邮件确实是必要和相关的,拯救您自己和读者的时间。

2.保持简短

一旦您’ve确定了你需要说的话,快速达到这一点。人们总是被按下时间,他们将欣赏你的简洁。

需要更令人信服?在阅读电子邮件后,请停下来思考您在阅读后的感受’S比需要的三倍长,主要点埋在底部。它’浪费时间和能量,对吗?

大学教师’t让你的观众经历过这个– be brief.

它可以帮助思考 如何 人们读书。 Novelist Elmore Leonard在他说时提供了一些简洁但很好的建议,“尽量遗漏读者倾向于跳过的部分。”一般来说,这意味着与段落有关的长段落   想说而不是读者需要听到的。始终牢记读者。

如果你发现你可以’t写一封电子邮件’s少于半页,然后电子邮件是’沟通此信息的最佳方式。相反,拨打这个人并直接与他们交谈。

继续写作3.避免自命不凡的话语

在写作中,您的目标是清晰直接。如果您的读者必须使用谷歌解密您的内容’他们试图说,他们’重新感到疏远和生气。

马克吐温曾经说过,“Don’当五十美分的单词会做时,使用五美元的单词。”避免使用流行的诱惑,自命不凡的话语听起来更聪明。坚持五十美分的话。

在相同的静脉中,尽可能避免术语。术语经常让您听起来自命不凡,可以进一步疏远读者。相反,写下你说话的方式。保持自然直接。 本文 从Prowritingaid有更多关于避免商务写作的行话。

4.使用主动声音

积极句子是直接,粗体,比被动句更有趣。被动句子很弱,令人沮丧;他们’像跛行握手一样。如果您在尽可能使用Active句子,您的写作将急剧提高。

例如,查看下面的两个句子:

  1. 猫划伤了这个女人。
  2. 那个女人被猫划伤。

第一个句子是用主动声音写的。它’清晰直接。第二句是被动的。

在一个活跃的句子中,这个主题 施行 动词的动作。在一个被动句中,主题正在让动作发生  them. Here’另一个简单的例子:

  1. 高尔夫球手击球。
  2. 球被高尔夫球手击中了。

在第一句话中,主题(高尔夫球手)执行动作(命中球)。在第二句中,主题(高尔夫球手)追踪动词;它’接受行动。

要发现被动的声音,请寻找动词的形式“to be,” such as “will” or “was,”在动词前面。例如,“会议将在晚上8点举行,”是被动的。相反,说,“会议是晚上8点。”

使用主动语音5.永远是专业的

有时它’诱人诱惑笑话或在电子邮件中包含一些办公室八卦。但是,这些加载项唐’T贡献给您的信息并对您的声誉产生负面影响。他们’再次误解了。

是的,您需要是真实的,并让您的声音在您的写作中闪耀。但你也需要留下专业人士;它’是一个平衡行为。检查您内容的适当性的好方法是提出,“如果明天早上在报纸的首页上,我会感到满意吗?”如果这让你畏缩,请做一些编辑。

6.澄清您的行动呼吁

您的业​​务通信以目的为单位发送;它’s rare that you’请写一封电子邮件’纯粹是信息性的。有机会是,你需要你的读者做点什么:给你回电话,给你更多信息,确认他们在会议上的存在,等等。

大学教师’T将其留给您的读者来弄清楚您希望他们处理此信息。拼写出来,具体。例如:

  • 请在星期二下午5点寄回任何编辑。
  • 请在星期五致电此客户来解决问题。

清楚你想要什么和你’LL可能会发现您从读者那里获得了更好的结果。

专家提示:请记住,如果您需要立即采取行动,请亲自与收件人交谈。从桌子上起床,然后去他们的办公室,或打电话给他们。写作是一个重要的媒介,但是当你需要完成某些事情时,没有什么能击败一个人的对话。

7.适当地使用您的电子邮件主题

你的邮件’S主题是一个强大的工具;将其视为您的电子邮件的标题。标题’工作是确保身体得到阅读。为此,头条新闻需要短,直接,强大,具体。

例如,查看以下两条电子邮件主题行:

  1. 周一’s Meeting
  2. 周一,10月14日星期一’S 2PM季度报告会议

第一个主题行含糊不清,留下了很多问题。哪个星期一会议?会议是关于什么的?我甚至需要了解这次会议吗?

第二个主题线材更具体,因此更有可能快速打开和读取。它沟通了作者正在谈论的会议,以及在参加此次特定会议时可能需要的内容。

永远不要将您的电子邮件主题行空白。电子邮件过滤器通常将空白主题线条分类为垃圾邮件,因此填写它以避免您的电子邮件错过。

专家提示:如果只需要询问一个简单的问题,请使用消息结束(EOM)技术。只需在电子邮件主题行中写下您的问题并添加“EOM”在最后。这可以节省您的读者时间,因为它们可以快速回复而无需阅读更多余的文本。

例如,您的主题行可能会说,“你星期一会参加吗?’s 2pm meeting? EOM.”

在使用此技术之前,请确保收件人知道EOM意味着什么。然后,理想情况下他们’ll回复他们的回复电子邮件’s课程线类似,“Yes, I’ll be there. EOM.”

8.坚持在电子邮件中的一个主题

尽可能让您的电子邮件集中在一个特定点或想法上。如果您需要解决另一个主题,请写一封单独的电子邮件。每封电子邮件专注于一个主题为您的读者时间提供处理您的内容’再说并直接回应。它还可以帮助他们更有效地组织电子邮件,并更快地查找存档的电子邮件。

例如,以下是电子邮件的示例’涵盖太多主题:

电子邮件主题行: Monday’s Meeting 

身体: 嗨史蒂夫, 

感谢上周季度报告中的所有工作。你做得很好!我只是认为我们需要缩短介绍,但除此之外’s great.

我写信看你是否’D周一参加’会议。如果是这样,请您携带最初的季度报告草案的副本吗?一世’d想向苏珊展示它。

此外,您是否曾在Syracuse触摸了Al Thompson?他对最后一批发货有一些抱怨,我们需要确保这些都得到解决。让我知道这是如何结果的。

谢谢,

吉姆

停止并思考史蒂夫被要求在此电子邮件中解决了多少件事。

首先,他必须弄清楚吉姆是否希望他编辑介绍,或者吉姆打算自己;它’不明确。然后他必须确认他’ll be at Monday’会议,也记得携带报告草案。最后,他必须解决这些客户投诉并告诉吉姆发生了什么。

该电子邮件中有一些重要的提醒,史蒂夫可能想要保存它。但标题简而言之,“Monday’s Meeting.”如果他想将其保存为提醒以解决这些客户投诉,则标题与实际主题无关。他’LL必须记住,提醒要解决客户投诉的电子邮件中标题为“Monday’s Meeting.”

让你的读者有利,并尽可能简单地制作东西。每封电子邮件保留一个主题。

9.永远不要使用电子邮件来提供坏消息

永远不要使用电子邮件来提供坏消息。如果您需要在团队中删除某人,或提供声音的反馈比玫瑰花的声音,请亲自进行。它’易于误解通过电子邮件,前景’使用电子邮件以提供坏消息时放大。亲自,您可以与同情心和同情沟通,您可以使用您的肢体语言和声音来进一步传达您的诚意和意图。这是你可以的东西’t do through email.

10.校对,校对,校对

语法和拼写错误是令人尴尬的,他们伤害了你的信誉。当然,你可以依靠拼写检查工具,但他们不依赖’捕获一切,尤其是在上下文中使用的单词。

一旦您’完成写作,立即校对。并且,尽可能将其放在几个小时(或几天)后读取并读取。给自己一些距离的写作将帮助您发现您可能错过了第一次读数的错误。

专家提示:校对后,请仔细阅读每个句子。参加乔治奥韦尔(George Orwell)的建议,他说,“一句小说的作家,在他写的每一句话中,都会问自己至少有四个问题,因此:我想说什么?什么词将表达它?什么图像或成语将使它更清晰?这个图像是否足够新鲜以产生效果?他可能会再问一遍:我可以更快地把它更久吗?我说过任何易丑吗?”

如果电子邮件或报告尤为重要,请将其交给可值得信赖的朋友或同事阅读,以便在将其发送到目标受众之前阅读。一双新鲜的眼睛可能会发现你错过的额外错误。

专家提示:如果您发现您需要使用的商业写作需要额外的帮助,请使用这样的服务 语法, 扫描您的文本并识别简单和复杂的语法错误(包括错误上下文中使用的正确拼写的单词)。您还可以为每个错误进行解释,以便您将来可以提高您的写作。

校对一切写的最后一个词

任何人都可以学会成为一个更好的作家,以及提高自己写作的最佳方式是 实践。你写的越多,你越好’得到。您还可以考虑通过免费在线商务写作课程 Coursera.。该课程是由科罗拉多州大学创建的,如果您审核,则免费。

您经常在您的商业写作中犯什么错误?你觉得你做得好吗?

希瑟莱文
希瑟莱文是一位超过15年经验的作家,涵盖个人金融,自然健康,育儿和绿色生活。她和她的丈夫和两个年轻的儿子一起住在西北卡罗来纳州的山区,在那里他们经常徘徊在经常野餐,找到羽毛和野花。

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