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自由职业者发票模板– What to Include & How to Draft

自由职业者 如果您希望选择您所做的工作以及决定自己可用性的灵活性,则是一个很好的选择。但是,就像其他一切一样,自由职业者都有一个学习曲线。

在您所授予的专业领域高技能并不一定等同于了解自己在为自己工作的财务方面的方式。

一个好的开始就是专业的发票。正确计费客户将帮助您按时获得付款并通过您的首选付款方式获得报酬。它还有助于记录您的收入和跟踪个人客户的付款,让您组织和在您的金融自由游戏之上。

什么包含在您的自由发票中

虽然每个专业的自由职业者需要在其发票中包含不同的细节,但您应该有许多标准基础。

1.联系信息

您和您的客户的联系信息对于任何发票至关重要。至少,一定要有:

  • 您的客户的商家名称和地址
  • 您的姓名,公司名称,地址,电话号码和网站

包括您的发票中的联系信息包括一些目的:

  • 它有助于通过客户组织您的信息
  • 它为客户提供了许多方式与您联系的问题或疑虑
  • 它有助于区分您应根据客户的位置收取的税款金额

2.发票号码

您发送给客户的每张发票都应具有唯一的发票编号。无论您选择如何编号您的发票,每次向客户发送发票时都应自定义,无论是第一次还是定期都会单位。

例如,您可以通过各种方式订购发票,包括:

  • 基本顺序发票号码,从001开始为您的第一个发票,002为您的第二个,等等
  • 使用多年或几个月的单个发票号(2022-001或2022-01-001)
  • 混合字母和数字以指示与发票号码相关联的特定客户端(如GS-001用于Greg Smith的第一个发票)

发票号码允许您跟踪特定计费期的付款,帮助您跟踪已支付哪些发票以及哪些客户需要温和提醒。

不要花太多时间担心如何组织发票号码。如果您每月只发出几张发票,请保持简单和简单。当您获取新客户端或提出更好的方法时,您可以随时更改或更新您的编号系统。

3.付款信息

您的发票的目的是获得报酬,因此您可以理解您将包含有关其的付款信息。但有一些细节可能没有越过你的思想,帮助你按时获得报酬并使用您喜欢的方法。

包括以下信息以获取付费何时以及如何以及如何:

  • 发送发票的日期
  • 付款到期时
  • 客户如何付款
  • 任何额外的付款信息,如谁将付款或使用电子邮件地址

它不一定是复杂的。您可以将消息写成简单,“请通过paypal付款 [email protected] 14天内。“

只要您包含已发送日期和付款条款,客户将通过必须支付发票时确定。并在付款详细信息中添加意味着您更有可能通过您喜欢的方法和与您的业务相关的帐户收到付款。

此外,不包括特定付款到期日,您每次发送新发票时都不需要更新它。

4.服务描述和成本

大多数发票的最大和最详细的部分是您描述您所呈现的服务及其相关成本的部分。详细信息如何提供此信息将差异很大程度上取决于您提供的内容以及您将如何单价的客户。

大多数发票将包括一个列:

  • 物品数量,比如您编写的文章或您创建的网页
  • 物品的描述,如博客标题或客户端电话
  • 如何计算价格,如适用,例如每小时的成本或每单位
  • 每个单独的线项的总价格

例如,博主的行项目可以看出这样的东西:

小时数 描述 每小时收费 全部的
5 文章(10个最佳徒步旅行点) $25.00 $ 125.00

单个线项应清楚地表明客户正在收取哪些客户,您的速率是多少,以及项目的总金额。将信息分解为部分,可让您和客户端组织和在同一页面上。

如果您对单个客户端有多个费率,请通过将其作为上面的表格为每个单独的定价结构将您的发票中的发票中断。

例如,您的速率可能是不同的 写作 与编辑。如果您在同一计费周期中向客户提供服务,请将您的编辑收费作为发票上的单独行项目释放您的书写费用。

5.额外费用或折扣

在计算到期的总金额之前,占适用于客户账单的任何额外费用或折扣,例如:

  • 税收
  • 订阅的费用,客户已同意支付费用
  • 存款
  • 促销
  • 从之前的账单所欠的杰出金额
  • 差旅费 被客户重新偿还
  • 为您分包给另一个自由职业者的工作收费

用您记录您的服务的方式描述这些可结算金额及其相应的费用。将任何额外成本组合在一起,以便您的发票很容易阅读和理解。

6.总金额

在线项目的末尾,包括总金额到期。此金额由您的服务成本,额外费用,折扣和任何适用的税收或费用组成。这是您要求客户支付的结算周期的总金额。

如果您在其他国家/地区拥有客户,则指定发票的货币以及例如,CA $ 2000或400美元。如果客户以外币支付给您,请注意您收到的本机货币收到的费用,以使您的会计记录最新和准确。

7.付款条款

如果您有任何情况,发票上的最后一个项目将是您的付款条件。这些通常由初始中概述的基于支付的子句组成 合同 与客户,如:

  • 用于过去的付款的利息或延迟费用
  • 接受的付款方式,如借记卡或信用卡,电子转移或支票
  • 典型的发票到期日期
  • 无论您是提前付款折扣

您的发票的这一部分不应该很长。它应该简单地重申原始合同中的付款条件,而不进入具体的细节或法律术语。

在每个发票中包括简要提醒您的付款条款可确保您的客户一致地了解您对及时付款的期望以及部分或延迟付款的后果。

此信息不仅应作为参考点是否出现任何付款争议,但也鼓励您的客户按时支付您。

8.可选发票升级

如上所述将发票的基本要素放在一起后,您可以向您的发票模板进行一些小升级,以提高您的专业性,并改进您使用的任何发票系统。

例如,你可以:

使用徽标和品牌颜色

如果您有一个徽标为您的自由业务,您的发票是展示它的好地方。您网站上使用的任何品牌颜色也是如此,或者在您的任何其他专业文件中,如您的合同或报价。

精心设计 自由撰稿人 将您从使用通用的承包商分开,通过突出您作为严肃的企业主人来突出您的专业性和合法性来实现普通的基本模板。

创建和发送数字副本

在线发票是如果您是自由职业者的方式。不仅是数字发票更容易发送和更难以丢失而不是纸张对应物,但它们也使您的记录保持轻而易举。

理想情况下,您将想要保存您创建的每张发票的PDF版本,以发送到客户端,并在计算机上保存 云储存.

如果您有一个客户的客户要求物理发票,则为自己制作数字副本仍然是一个好主意。这样做会帮助您避免丢失或放置唯一的副本的麻烦,并必须重新开始。

添加谢谢留言

在发票底部的简单感谢您的消息是对您的自由职业生意增添一点温暖的好方法。它显示了您欣赏它们的客户,并通过添加个人欣赏请求来软化您的付款请求。

例如,你可以说:

  • 感谢您的业务!
  • 谢谢你支持自由职业者!
  • 感谢您支持当地企业!

如果您发送物理发票,请考虑用手写出或签署邮件以增加个性化。


如何制作自由职业者发票模板

在制作自己的发票时,您有各种各样的选择。您可以使用 发票软件,或者你可以自己做。

大多数会计软件附带发票工具,因此如果您已经使用平台来跟踪或接受付款,请检查您是否可以使用它来制作发票。

如果要使用发票生成器,可以在以下平台上找到免费的发票模板:

或者,您可以使用Freelancer发票模板起草您自己的:

无论您使用哪种方法,通过每次将发票保持一致并使用相同的模板,保存时间。为每个结算周期自定义每个发票,以包括正确的行项,金额到期和付款截止日期。


自由职业者应该使用专业发票

使用专业发票作为自由职业者有许多好处。

1.他们帮助您按时获得报酬

作为自由职业者的主要麻烦之一就必须在付款后追逐。当客户按时支付并全部支付时,这意味着您可以相应地涵盖您的账单和预算。但是,当他们没有,你可以留下争先恐后的争夺来支付你的费用并使他们结束会面。

为客户提供明确和简单的信息,了解到期的总金额,何时支付它,接受的付款方式留下了误差或误解的小空间。发送准确和彻底的发票将您的声誉作为专业和合法的小型企业主。

他们是伟大的会计记录

发票是各种会计目的的理想记录。例如,他们派上用场:

  • 跟踪客户付款或 无偿发票
  • 在税收季节计算您的总收入
  • 如果出现争议和法律行动是必要的
  • 为了预算,要知道您在结算周期内有多押

他们可以控制您的付款

作为自由职业者,一些支付方法比其他付款方式更方便。例如,现金和支票可能少于理想,因为您要么必须等待邮件来获取或与客户建立一个人会议,以获得这些付款方式。

发票有助于设置和实施付款条款,如您接受的付款方式以及当您需要支付时,让您的自由生活更轻松。虽然您可能需要对某些客户进行异常,但您的发票中概述的一致付款条件会留下更少的解释空间。


最后一个词

使用发票作为自由职业者真的没有缺点。从让你看起来更信誉且专业,以提高您全面和准时获得报酬的机会,发票具有丰富的福利。

无论您是使用会计软件吗? 新鲜簿或者您创建自己的模板,确保您的自由发票清晰,一致,为每个客户定制,以最大限度地提高优势伟大的发票可以为您提供。

布列塔尼福斯特
布列塔尼福斯特是一个专业作家,在加拿大新斯科舍省居住的合同法,房地产和内容营销中的背景。当她不是在她的桌子上,你可以在树林里找到她,在沙发上或在相机后面。

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